Functie

Het bedrijf

GIBBIS is een federatie die zich inzet voor de gezondheidszorgsector in Brussel. Haar leden zijn zorginstellingen zoals ziekenhuizen, psychiatrische instellingen, rusthuizen en andere innovatieve vormen van zorg . De Federatie vertegenwoordigt meer dan 35.000 werknemers. De Federatie speelt een essentiële rol in de gezondheidszorgsector . Haar doel is de kwaliteit van de zorg voor patiënten voortdurend te verbeteren. Ze is een onmisbare gesprekspartner voor de Brusselse en Federale politiek.

Iets voor jou?

• Je bent op zoek naar een functie in de non-profitsector.
• Je bent op zoek naar een rol met "betekenis" en je wil het gevoel hebben dat je een bijdrage levert aan de maatschappij.
• Je houdt van kleine structuren waar teamgeest en collegialiteit voorop staan.

Functiebeschrijving :

Als administratief medewerker bij GIBBIS ondersteun je een dynamisch team van 15 professionals , waaronder economen, juristen, psychologen en administratieve medewerkers. Samen met twee andere administratieve medewerkers ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van het team . Je werkt in tandem met een adviseur (juridisch, economisch, enz.) aan verschillende projecten. Je werkt voornamelijk samen met de adviseur voor de leden van de psychiatrische instellingen, maar je werkt ook aan transversale projecten zoals de interne commissie voor sociaal recht. Je neemt deel aan werkgroepen met de leden van de federatie.

Jouw verantwoordelijkheden :

• Organisatorische/logistieke en administratieve ondersteuning van vergaderingen met de leden: Beheer van agenda en vergaderingen, voorbereiding van agenda's, documenten, notulen en verslagen, PowerPoint-presentaties, beheer van Excel-databases, ondersteuning bij gegevensverzameling, gebruik van de website en SharePoint, enz.
• Contacten met de leden : waaronder directeuren van psychiatrische instellingen, directiesecretarissen en contacten met externe partners, waaronder andere organisaties of de politieke wereld.
• Ondersteuning van het Algemeen Secretaris / Office Management: in samenwerking met de directiesecretaresse, zelfstandig beheer van administratieve procedures met betrekking tot de werking van de vzw, inclusief boekhouding, personeelszaken, facility management en verzekeringen.
• Projectbeheer : Zelfstandige coördinatie van administratieve taken voor publicaties en andere projecten.
• Vertalingen : Aanspreekpunt voor alle externe (nalezing) en interne vertalingen. Je maakt vertalingen van het Nederlands naar het Frans en omgekeerd.

Jouw profiel

• Je beschikt over een bachelor-diploma in secretariaat, communicatie, vertaler/tolk.
• Je hebt een eerste relevante professionele ervaring.
• Je bent perfect tweetalig Frans/Nederlands en je hebt uitstekende schrijfvaardigheden.
• Je bent efficiënt, proactief en je werkt zelfstandig en nauwkeurig, terwijl je een echte teamspeler bent.
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office-software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint). Ervaring met sociale netwerken zoals LinkedIn is een pluspunt.
• Je bent oplossingsgericht en creatief in je projectwerk.

• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen

Aanbod

Het aanbod als je bij GIBBIS komt werken :

• Een voltijdse (38u/week), gevarieerde functie in een maatschappelijk relevante sector in volle ontwikkeling.
  Een 4/5de contract is zeker bespreekbaar.
• 20 dagen verlofdagen aangevuld met 6 extra wettelijke dagen en sluiting tussen Kerst en Nieuwjaar en Hemelvaart weekend vrij.
• Een hecht, enthousiast team van 15 personen met sterke interne waarden
• Een aangename werkomgeving die de balans tussen werk en privé respecteert , met de mogelijkheid om flexibele werktijden en 2 dagen thuiswerk te hebben.
• Een echte kans om je vaardigheden, expertise en creativiteit te ontwikkelen en de mogelijkheid om opleidingen te volgen .
• Een aantrekkelijke vergoeding en voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, inkomensverzekering, GSM en abonnement, laptop, 13e maand, vergoeding van reiskosten.
• De mogelijkheid om te parkeren in de parkeergarage van het gebouw.

Solliciteren

Bayet Marianne
0499 80 11 96
recruitment@hr-specialist.be