Functie

Ben jij een organisatorisch talent met uitstekende communicatieve vaardigheden? Heb je ruime ervaring in het beheren van kantooromgevingen en zoek je een uitdagende rol in een dynamisch bedrijf? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor ons team zoeken wij een enthousiaste en proactieve Office Manager.

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor een vlotte dagelijkse gang van zaken op kantoor en bied je essentiële ondersteuning op het gebied van Human Resources, met specifieke focus op administratieve taken binnen Recruitment, Learning & Development, en Fleet management.

Kantoorbeheer:

Je verwelkomt bezoekers met een glimlach en zorgt ervoor dat onze kantooromgeving netjes en efficiënt is. In nauwe samenwerking met ons team van vennoten, directors en managementassistenten zorg je voor een vlotte gang van zaken. Je bent verantwoordelijk voor facility management, voorraadbeheer en het organiseren van evenementen.

Concreet houdt je je bezig met:

• Facility management : Je regelt alles omtrent het gebouw, zoals apparatuur, digitale beheersystemen voor badges en lockers, catering en zorgt voor orde en netheid. Daarnaast verzorg je trainingen voor nieuwkomers op dit gebied.
• Behandeling van de post en leveringen.
• Voorraadbeheer : Je beheert de inkoop van kantoorartikelen en verzorgt de administratie hiervan.
  Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers voor praktische vragen over het gebruik van kantoortools.
• Organisatie van evenementen : Je plant en organiseert interne bedrijfsevenementen, zoals vergaderingen, en sociale activiteiten.
• Telefoonbeheer : Je beheert inkomende en uitgaande telefoongesprekken, zorgt voor correcte doorverbindingen en handelt telefonische vragen professioneel af.
• Receptiebeheer : Je verzorgt de ontvangst van bezoekers en zorgt ervoor dat ze zich welkom voelen. Dit omvat het aanmelden van bezoekers en hen de weg wijzen binnen het kantoor.
• Bezoekersbeheer : Je coördineert de registratie van bezoekers, inclusief het uitgeven van bezoekersbadges en het bijhouden van bezoekerslogboeken.

HR ondersteuning:

• Recruitment : Je ondersteunt bij het wervingsproces door CV's te registreren in de database, kandidaten te contacteren om gesprekken in te plannen en logistieke ondersteuning te bieden bij jobbeurzen.
• Learning & Development: Je faciliteert de organisatie van trainingen. Dit omvat taken zoals het boeken van trainingsruimtes, het beheren van inschrijvingen van medewerkers voor trainingen, het versturen van uitnodigingen, het bijhouden van de aanwezigheidslijst en het regelen van catering indien nodig.
• Fleet management: Je assisteert bij het beheer van ons wagenpark door expertises te plannen en op te volgen.

Jouw profiel

• We zoeken een energieke en georganiseerde teamspeler.
• Je behaalde een Bachelor in Office Management of hebt een eerste relevante ervaring.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels is vereist, Frans is een sterke plus.
• Je bent vlot in de omgang, hulpvaardig en assertief, en in staat om zelfstandig te werken.
• Je bent probleemoplossend, stressbestendig en behoudt overzicht in hectische situaties.
• Flexibiliteit, multitasking en confidentialiteit zijn vanzelfsprekend voor jou.

• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

• Fijne collega's en een toffe werksfeer!
• Een aantrekkelijk loonpakket met aanvullende vakantiedagen, verzekeringen, …
• Je hebt flexibele werkuren in een hybride werkomgeving.
• Een multidisciplinaire werkomgeving: verrijkende samenwerkingen gegarandeerd!

Solliciteren

Anisa Ahrou
Anisa.Ahrou@be.gt.com