Functie

· Je beheert de mailbox en agenda’s van de directie en behandelt de inkomende en uitgaande mails nauwkeurig en stipt

· Je organiseert de taken van het secretariaat

· Je organiseert de vergaderingen van de Raad van Bestuur en van de directie

· Je beheert de stock van het meubilair, bureaubenodigdheden, enz.

· Je klasseert en archiveert papieren en/of elektronische documenten

· Ook :

o Je biedt administratieve hulp aan de personeelsdienst

o Je ondersteunt de financiële dienst met het coderen van facturen en opvolgen van inkoopprocedures

Jouw profiel

Opleiding/diploma:

Je hebt een:

• Een diploma hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie, of
• diploma van kandidaat/academische bachelor na een cyclus van tenminste twee jaar studie

Jouw pluspunten

· Je bent nauwkeurig, flexibel en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel

· Je hebt een goed analytisch vermogen en bent planmatig, zodat je deadlines kan halen

· Je beschikt over een goede kennis van Outlook, Word, Excel en Powerpoint.

· Je hebt ervaring met de administratieve ondersteuning van een directie

· Je hebt ervaring in de organisatie en planning van de taken van een team

Je hebt affiniteit met boekhouding of de taken van een personeelsdienst en hebt een goede basiskennis van het Frans en Engels.

• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• De activiteiten van een team coördineren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

· Een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur als administratief deskundige met weddeschaal B1

· Een boeiende job met impact op mens en maatschappij

· Talrijke voordelen:

o Werk in een kleine organisatie met zeer goede werksfeer (80 medewerkers) en veel aandacht voor een goede privé-werk balans

o een moderne werkomgeving met een bijzondere aandacht voor welzijn op het werk en ergonomie van de werkplek

o talrijke ontwikkelingsmogelijkheden : uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)

o gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

o gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of fietsvergoeding

o maaltijdcheques

o gratis hospitalisatieverzekering

o 26 dagen verlof en vrijaf tussen Kerst en Nieuwjaar

o mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie

o voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work

Solliciteren

Landtsheere Miranda
02/287 33 19
kce_jobs@kce.fgov.be