Functie

MAAK JIJ HET VERSCHIL ALS OFFICE MANAGER – HR ASSISTANT?
Als Office Manager ben jij het kloppend hart van ons kantoor en zorg je ervoor dat alles vlot loopt. Een greep uit jouw verantwoordelijkheden:

• Jij staat in voor het beheer van ons kantoor. Zo zorg je ervoor dat ons kantoor er steeds goed uit ziet en dat iedereen zich welkom voelt.
• Je verwelkomt klanten en sollicitanten met een glimlach en bent het eerste aanspreekpunt voor iedereen die ons belt of mailt.
• Ook onze collega’s kunnen makkelijk hun weg naar jou vinden om verder geholpen te worden.
• Bestellingen plaatsen en opvolgen, zoals koffie, office supplies, lunch e.d. is iets ook iets wat jij verzorgt.
• Na elk afgerond onderzoeksproject sturen wij een tevredenheidsenquête naar onze klanten om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Jij volgt wekelijks de afgeronde projecten op en verstuurt de nodige enquêtes naar onze klanten.
• Je bent een geboren event planner! Jij organiseert onze jaarlijkse New Year's Party, Summer Party en diverse afterworks, en zorgt ervoor dat elke bijeenkomst een onvergetelijk evenement wordt.
• Jij bent een ware Energy ambassador! Om ons welzijnsprogramma (Energy) telkens opnieuw een succes te laten zijn, organiseer je samen met het HR team de verschillende activiteiten, volg je het budget mee op en communiceer je over de initiatieven binnen de organisatie.
• Je helpt ook de andere collega’s van het HR team om alles in goede banen te leiden
• Op vlak van rekrutering sta jij in voor het posten van vacatures, help je door searches op LinkedIn voor te bereiden en kandidaten te ontvangen en installeren voor cases.
• Bovendien komt jouw administratief talent helemaal tot uiting om de rapportering van onze Learning & Development initiatieven correct te registreren in het kader van opleidingssubsidies en het Federal Learning Account.
• Samen met de HR Officer zorg je voor een warm onthaal van nieuwe medewerkers.
• Jij verleent daarnaast ook verdere algemene administratieve ondersteuning.
• Voor Pasen en Sinterklaas voorzie jij een kleine attentie voor elke medewerker.
• Om de Finance collega’s te ondersteunen, help jij mee in het beheer van ons wagenpark. Dit houdt in dat je met de bedrijfswagens naar de autokeuring gaat en ervoor zorgt dat nieuwe of ingeleverde wagens opnieuw in een goede staat verkeren.
• Tot slot zorg jij mee voor onze employer branding en verzorg je onze social media.

Jouw profiel

• Jij bent een geboren organisator met een scherp oog voor detail en praktisch inzicht.
• Je neemt graag het initiatief en kunt uitstekend zelfstandig werken.
• Je bent een warm en toegankelijk persoon die energie haalt uit het werken op kantoor en het ondersteunen van anderen.
• Je hebt een bachelor- of masterdiploma in Office Management, Organisatie en Management, KMO Management, (Toegepaste) Psychologie of een HR-gerelateerde opleiding.
• Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels en hebt geen problemen om telefoongesprekken in het Frans te voeren.
• Je bent vertrouwd met het MS Office-pakket en streeft naar efficiëntie in je werk.
• Je beschikt over een rijbewijs B en kunt rijden met handgeschakelde wagens.

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

• Uurrooster: starten tussen 8u-9u en stoppen tussen 17u-18u
• FT - 38u/week - géén 4/5e mogelijk !!
• Home office
• Verlof: 20 dagen + per volledig kwartaal dat je in dienst bent krijg je 2 dagen verlof. 28 dagen verlof in totaal. Waarom? Op momenten wat drukker - extra verlofdagen wordt gecompenseerd.
• € 2350 bruto voor SV'er
• ELV: € 75 FOV/maand + MCH € 7,45/dag + GV (pensioensparen 30€/maand) + fietsleasing + woon-werkvergoeding
• Veel groeimogelijkheden (veel trainingen die voorzien worden in belgië en vanuit global IPSOS)
• Sport Award - veel sportieve activiteiten: wakeboarden, hocky, powerdance, workshops rond mentaal welzijn etc. Potten bakken - food (eigen kookboek aan het maken)
• Jaarlijkse river clean up / bomen gaan planten
• 2 betaalde vrijwilligersdagen bij een erkende organisatie
• Gaan eigen EK village creëren / Summer party - ipsos wild west - 2 grote feestjes / jaar

Solliciteren

Ella Standaert
0478502054
gent@brightplus.be