Functie

- Je overloopt op regelmatige basis de agenda, alsook alle nieuwe & lopende zaken met jouw respectievelijke directieleden en attendeert hen op de afhandeling van urgente zaken

- Je werkt op dagelijkse basis samen met lokale en internationale management teamleden en hun assistenten, alsook met alle andere medewerkers van de organisatie. Je treedt hierbij op als ambassadeur van deze private bank en de respectievelijke directieleden meer specifiek

- Je beheert, behandelt en beantwoordt, op autonome wijze en conform eigen inzicht, correspondentie ter attentie van jouw directieleden (intern & extern) teneinde hen te ontlasten

Je neemt op autonome wijze administratieve taken over van jouw directieleden zoals vakantieaanvragen/planningen, ingeven/beoordelen van onkostennota’s, assessment van toegangsrechten of training scores, facturatie,…

- Je signaleert problemen en/of stagnatie en je neemt proactieve acties daarop

- Je boekt vluchten, treintickets en hotelkamers voor jouw managers en rekening houdend met de geldende logistieke en financiële regels op gebied van zakelijk reizen

- Bij afwezigheid van één van jouw directieleden, neem je initiatieven om urgente zaken bij de juiste stakeholders neer te leggen om zo continuïteit te waarborgen

- Je staat in voor het voorbereiden, faciliteren, deelnemen aan, notuleren tijdens en opvolgen van team- of project gerelateerde vergaderingen

- Je levert inhoudelijke support zoals vertalingen, presentaties maken, nalezen van documenten op fouten, intranet up to date houden, communicaties schrijven,…

- Je houdt je kennis van nieuwe ontwikkelingen in de (private) banking sector up-to-date.

Jouw profiel

- Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring

- Minstens 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol

- Goede kennis van alle Office 365 applicaties

- Sterke sociale en interpersoonlijke skills en in staat zijn om succesvolle relaties uit te bouwen met allerhande stakeholders zoals directieleden (lokaal of internationaal), collega management assistants (lokaal of internationaal), staff en externe partners

- Excellent time management is vereist, alsook stressbestendigheid en flexibiliteit

- Discretie en integriteit zijn in hoge mate belangrijk gezien de grote hoeveelheid aan vertrouwelijke informatie waarover de management assistant beschikt

- Je kan zowel zelfstandig werken als in teamverband. Je bent open, proactief en dynamisch en hebt zin voor verantwoordelijkheid en initiatief

- Je kan succesvol multitasken en vlot tussen verschillende taken en/of managers schakelen zonder het overzicht te verliezen of prioriteiten uit het oog te verliezen

• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

Aanbod

- Onze klant is een private bank met een zeer mooie naam in de sector

- Er word veel waarde gehecht aan persoonlijke ontwikkeling

- Je krijgt een vast contract met een goed salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden bij (zoals maaltijdcheques, een breed collectief verzekeringspakket en flexibel werken

- Onze klant hecht veel waarde aan open communicatie en teamwork. Je zult je snel thuis voelen in hun warme en ondersteunende werkomgeving

- Als medewerker krijg jij de kans om deel uit te maken van initiatieven die een positieve impact hebben op zowel de klanten als de bank zelf.

Solliciteren

Dylan Geybels
+32 3 303 00 22
dylan.geybels@axis.eu