Functie

Bibliotheken Zonder Grenzen is een ngo die de meest kwetsbare bevolkingsgroepen toegang wil geven tot kennis. BZG gebruikt cultuur, informatie en educatie als hefboom naar emancipatie

Context :

BZG België wordt gefinancierd door verschillende private en publieke donoren en levert diensten aan bedrijven en publieke operatoren. BZG België telt momenteel 30 medewerkers.

We beheren verschillende projecten in België en nemen deel aan internationale projecten zoals Erasmus+.

BZG België is niet btw-plichtig. We onderhouden een algemeen boekhoudsysteem en een analytisch dubbel boekhoudsysteem.

Onze boekhoudsoftware is momenteel Winbooks, met coda- en virtuele factuurmodules. De Winbooks-server en alle gedigitaliseerde boekhoudkundige documenten zijn op afstand beschikbaar.

Onze in-house accountant gaat binnenkort met pensioen en er is een opvolger nodig. De beheerscontrole wordt uitgevoerd door een externe dienstverlener. Deze twee missies kunnen worden gecombineerd tot een fulltime of een 4/5e.

Jouw missie :

Onder toezicht van de directeur van Bibliotheken Zonder Grenzen België sta je in voor:

Boekhouding (hoofdopdracht)

• Regelmatige invoer van financiële documenten (inkomende en uitgaande facturen, banken, visa, vergoedingen, enz.) in algemene en analytische boekhouding.
• Invoer van de personeelsgegevens van de dienstverlener Securex en controle van de consistentie van alle sociale administratie (vakantiegeld, Monizze enz.).
• De maandelijkse verstrekking van analytische informatie om de budgettaire opvolging van projecten te waarborgen.
• De controle van leveranciers- en klantensaldi, en eventuele opvolging van partners met de hulp van projectmanagers.
• Toezicht op de projectkosten en de naleving van boekhoudnormen en onze donateurs.
• De jaarlijkse afsluiting van de rekeningen (uiterlijk op 31/3) en alle daarmee verband houdende boekhoudkundige en fiscale publicaties.
• Ondersteuning van de bedrijfsrevisor die de rekeningen controleert.
• Advies aan en ondersteuning van de managementteams op het gebied van boekhouding en financiën.
• Opvolging en controle van procedures bij de verwerking van financiële documenten en onkostennota's. Je bent een drijvende kracht om deze behandelingen te verbeteren en te stroomlijnen.
• Nakijken betalingen en onkostendeclaraties in Payhawk-software voor goedkeuring.

Beheerscontrole (optioneel, afhankelijk van je vaardigheden)

• Procedures: zorgen voor naleving van de administratieve en financiële regels van subsidiënten en van de interne procedures van Bibliotheken zonder Grenzen.
• Budgetbewaking en financiële rapporten: opvolgen van de budgetten van projecten; anticiperen op afwijkingen; optimaliseer toewijzingen; aanmaken financiële rapporten voor subsidiënten.
• Cashflowbeheer: opvolgen opvragingen en bewaken van de cashflow.

Je kan ook advies geven over

• De administratieve organisatie van de opvolging van facturen en onkosten
• De interne overdracht van vaardigheden en het documenteren van processen
• De boekhoudkundige en fiscale situatie van BZG

Jouw profiel

Opleiding en/of ervaring

• Je hebt een bachelordiploma in boekhouding, of een masterdiploma in managementwetenschappen, of je hebt een gelijkwaardige ervaring of opleiding.
• Je hebt 2 of meer jaar ervaring met boekhouding en bent betrokken geweest bij beheerscontroles.
• Indien mogelijk ben je tweetalig (NL/FR of NL/EN).
• Je bent vertrouwd met gegevensverwerking, cijfers.
• Je hebt kennis van de Office 365-suite en bent behoorlijk vertrouwd met digitale tools.
• Je beheerst Excel zeer goed (databasebeheer, draaitabellen, geavanceerde formules).
• Kennis van Winbooks-software is een pluspunt.

Vaardigheden

• Je hebt gevoel voor precisie en bent rigoureus, je bent gestructureerd en kan taken goed plannen en organiseren.
• Je hebt uitstekende communicatieve en vulgariserende vaardigheden.
• Je bent autonoom en dynamisch, proactief en flexibel.

• De inkomsten van de onderneming controleren en registreren (invoer van klantenbetalingen, opmaak van facturen, aanmaningen, ...)
• De constitutieve elementen van de lonen, facturatie en betalingsopdrachten voorbereiden
• Commissielonen berekenen
  De commerciële resultaten controleren en verantwoorden
• De facturen, bankafschriften, bewijsstukken coderen en inboeken
  De afstemmingscontrole op de bankrekeningen uitvoeren
• De liquide middelen opvolgen en de betrouwbaarheid ervan valideren
• De parameters van de boekhoudsystemen actualiseren (tarieven sociale bijdragen, ...)
• De wettelijke fiscale en sociale aangiften opstellen en uitvoeren

Aanbod

Startdatum opdracht: ten vroegste

Locatie : Brussel – het kantoor is ideaal geplaatst op Centraal Station – en gedeeltelijk telewerk

Contract : Onbepaalde duur parttime (3/5e) tot fulltime, afhankelijk van het takenpakket

Vergoeding : overeen te komen op basis van prestaties en ervaring

Solliciteren

Donatienne Vanheule
No phone
hr@bibzondergrenzen.be