Functie

• Algemeen administratief management
• Afhandelen van correspondenties via de post, inbox, interne telefonie.
• Beheren van documentatie en de communicatiestromen
• Ondersteunen bij diverse administratieve taken en projecten
• Servicegericht contact met de 411 huisartsen
• Punctueel op orde houden van de huisartsen-database
• Coördineren en mee organiseren van evenementen, feesten (bv. nieuwjaarsdrink, teambuilding,..enz)
• Facility management: Je beheert faciliteiten en zorgt ervoor dat de werkomgeving efficiënt en goed georganiseerd is, zodat het kantoor soepel functioneert.
• Bestuur ondersteuning: Beheren en organiseren van de vergaderingen en vergaderlokaal
• Voorbereiden en opvolgen van de notuleren van de bestuursvergaderingen en alg. vergadering
• Voorbereiding, controle en opvolgen van het opmaken van de wachtrollen in samenwerking met de manager
• Verantwoordelijk voor communicatie: Verzamelen, filteren en samenvoegen van informatie tot een nieuwsbrief en sociale media
• Websitebeheer: Up-to-date houden en beheren van de bedrijfswebsite
• Beheer van digitale platforms: beheren van Dropbox, zoom, Gmail en e-mailgroepen

Jouw profiel

• Zelfstandig en nauwkeurig : Je hebt een scherp oog voor detail en controleert je eigen werk grondig. Hierdoor zorg je ervoor dat alle databases, documenten en afspraken foutloos en up-to-date zijn.
• Proactief en georganiseerd: Je anticipeert op de behoeften van het bestuur en het team en neemt initiatief om zaken vooruit te plannen en soepel te laten verlopen. Je houdt een overzichtelijke en efficiënte agenda bij en zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald.
• Effectieve communicatie : Je communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling. Je weet wanneer het gepast is om telefonisch contact op te nemen, wanneer een e-mail volstaat en wanneer een onderwerp besproken moet worden tijdens een vergadering.
• Discretie en integriteit: Je behandelt gevoelige informatie met de grootste discretie en integriteit

• Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Nieuwsbrief, e-nieuwsbrief (mailings)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Interne diensten adviseren en technisch ondersteunen bij hun communicatieacties
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• De kwaliteit van de verspreide informatie controleren
• Verslagen van vergaderingen opstellen
  De besluiten verspreiden
• De communicatie voorbereiden (inhoud verzamelen, evalueren, selecteren, opstellen, ...)
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Gegevens van de activiteiten actualiseren (stuurbordgegevens, statistieken, …) en rapporten van communicatieacties opmaken
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Persberichten
• De inhoud van een website beheren
• Schriftelijke communicatiedragers opstellen: Intern publicatieblad, interne nota's
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Het communicatiebeleid van de organisatie bepalen
  Het budget en de uitgaven van de communicatieacties vastleggen
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

Beschrijving:

• Je komt werken in een moderne nieuwbouw met veel licht , lucht en een gezellige inrichting. Onze kantoren zijn open en uitnodigend, maar bieden ook de mogelijkheid om geconcentreerd en afzonderlijk te werken.
• Je deelt je kantoor met de financiële medewerker.
• We stellen een zit-sta bureau , ergonomische bureaustoel en een goed scherm ter beschikking
• Ook een laptop en gsm met abonnemen t voor je sporadisch thuiswerk .
• Daarnaast is er een fiets- of autostaanplaats beschikbaar.
• Ons kantoor bevindt zich boven de wachtpost Leuven, waardoor je werkt in een 24/7 omgeving vol (medische) bedrijvigheid.
• Je werkt samen met een team van gemotiveerde collega's en artsen die zowel de huisartsenkring als de werking van hun wachtdienst met veel verantwoordelijkheidsgevoel en professionaliteit vormgeven.
• Je kan rekenen op de steun van een ervaren collega, de wachtpostmanager, en het dagelijks bestuur (directeur, secretaris, penningmeester, voorzitter en wachtpost verantwoordelijke) maar geeft je job en de te behalen deadlines zelf vorm.
• De directe leidinggevenden zijn de secretaris en de manager.

Loon:

1. PC330.1 ziekenhuis berema
2. Laptop - gsm en abonnement
3. Maaltijdcheques (8€/dag indien 100%)
4. AG hopsitalisatie verzekering na 1 jaar
5. eindejaarspremie
6. eindejaars cadeaucheque (twv 40€)
7. deelname aan de KUL samenaankoop
8. job relevante opleiding naar keuze
9. officieel vakantie, wettelijke feestdagen, en brugdagen zijn vrijaf als extralegaal verlof.
10. flexibel werkorganisatie (respecteren van de team-stamtijden 09:00-16:00) - spordisch thuiswerk mogelijk
11. wettelijke woon-werk vergoeding
12. (geen eigen bijdragen bij de prakeerplaats)

Solliciteren

Heeren Joyce
0488482621
personeelsdienst@khobra.be